日本ハーバード大学ケネディスクール同窓会
個人情報の保護に関する方針

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日本ハーバード大学ケネディスクール同窓会
個人情報の保護に関する方針
2005年4月


1.本方針について

日本ハーバード大学ケネディスクール同窓会/KSG Club of Japan(以下「ケネディスクール同窓会」 という。)は、「個人情報の保護に関する法律」に規定する「個人情報取扱事業者」には該当しない と考えますが、情報の目的外使用の禁止等を定めた同法の趣旨を踏まえ、本「個人情報の扱いに関す る方針」を定めるものです。

2.本団体が取り扱う個人情報

ケネディスクール同窓会が行う事業は、日本ハーバード大学ケネディスクール同窓会会則によ り、以下のように定められています。
第3条(事業)本会は前条の目的を達するため次の事業を行う。
  (1) 会員名簿の管理
  (2) 講演会、勉強会の実施
  (3) その他前条に規定する目的に沿う事業
ケネディスクール同窓会は、上記の事業の実施のために、以下の個人情報を取り扱っています。
(1) 卒業生名簿
(2) WEB会員名簿
(3) 一般向けニューズレター用メールアドレス
(4) ホームページの「志願者向け情報」における説明会資料閲覧登録
(5) オンラインペイメントにおける各種の支払い状況
(6) 同窓会が実施するイベントへの申し込み登録
(7) その他、事業に関連して入手する個人情報
3.個人情報の管理項目と使用目的

ケネディスクール同窓会は事業の実施にあたり、主に以下のような個人情報を取得・管理します。

個人情報の種類 主たる管理形態 管理内容 使用目的
(1) 卒業生名簿 エクセルデータベース
  • 氏名(フリガナを含む)
  • 卒業年度
  • KSG在学中のプログラム
  • 電子メールアドレス
  • 会社名・団体名
  • WEBメンバーページ用ID・パスワード発行時におけるメンバーシップ要件の確認
  • ケネディスクール同窓会が実施するイベント・総会などの案内
  • ケネディスクール同窓会の「メンバー向けニューズレター」の送信
  • Harvard University, John F. Kennedy School of GovernmentのAlumni Officeが発信する卒業生 向けニューズレター(例.eClip)の送信の補助
(2) WEB会員名簿 WEBにおける管理者管理プログラム 【必須項目】
  • 氏名(フリガナを含む)
  • 卒業年度
  • KSG在学中のプログラム
  • 電子メールアドレス
【任意項目】
  • 性別
  • ホームページ(個人および所属先)
  • 自宅住所
  • 自宅電話
  • 所属先
  • 所属先住所
  • 所属先電話
  • 自己PR・近況等
  • 写真
  • 年会費などの支払い状況
【WEBプログラムの自動取得情報】
  • 最終アクセス日時
  • ID・パスワード申請時のホスト情報
  • メンバーページ内における自己紹介
  • 会員相互のネットワーキング
(3) 一般向けニューズレター用メールアドレス WEBにおける管理者管理プログラム
  • 一般向けニューズレター希望者のメールアドレス(登録・削除は任意)
  • ケネディスクール同窓会の「一般向けニューズレター」の送信
(4) 「志願者向け情報」における説明会資料閲覧登録 WEBにおける管理者管理プログラム 【必須項目】
  • 氏名
  • 電子メールアドレス
【任意項目】
  • 所属
  • 希望入学年度
  • 希望入学プログラム
  • 説明会への参加状況
  • ケネディスクール同窓会が実施している志願者向け説明会の資料閲覧のためのID・パスワード発 行
  • 志願者向け情報(説明会の実施など)の提供
(5) オンラインペイメントにおける各種の支払い状況 WEBにおける管理者管理プログラム
  • 氏名
  • 電子メールアドレス
  • 注:メンバーページからの支払いの場合は「WEB会員名簿」の「必須項目」と「任意項 目」が自動的にオンラインペイメントに反映されます。
  • オンラインペイメントに使用したクレジットカード情報
  • オンラインペイメントにおける支払いの実施と承認
(6) 同窓会が実施するイベントへの申し込み登録 WEBにおける管理者管理プログラム
  • 氏名
  • 電子メールアドレス
  • 所属
  • 連絡先(電話番号)
  • 同窓会が実施するイベントへの申し込み受付
(7) その他、事業に関連して入手する個人情報 (6)に準ずる。


4.個人情報管理の方法

「卒業生名簿」は、ケネディスクール同窓会事務局が責任をもって管理します。

「WEB会員名簿」「一般向けニューズレター用メールアドレス」「ホームページの「志願者向け情報」 における説明会資料閲覧登録」「オンラインペイメントにおける各種の支払い状況」は、WEB管理者が 責任をもって管理します。

これらの個人情報に関して、ケネディスクール同窓会は、Harvard University, John F. Kennedy School of GovernmentのAlumni Office以外の第三者への提供は本人の同意なしには行いません。また 、本人への開示義務を負うものとします。

WEB管理者は、管理者管理プログラムへのアクセスのための管理パスワードを定期的に変更し、セキュ リティ確保と情報漏えい防止に努めます。

WEB管理者は、サーバーメンテナンスやプログラムのバグ、コンピュータの不具合などにおけるデータ 消失に備えて、定期的にデータ(個人情報を含む)のバックアップを保管します。バックアップデー タは、必要と思われる期間は保管し、その後削除します。
オンラインペイメントにおけるクレジットカード番号などの情報の入力時には、セキュリティ確保の ため、情報の傍受・妨害・改ざんの防止のためにSSL(Secure Sockets Layer)を使用しています。

5.お問い合わせ窓口

ケネディスクール同窓会における個人情報の取り扱いに関するお問い合わせは、下記までお願いいた します。

ケネディスクール同窓会

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